Bien que la plupart des utilisateurs professionnels soient capables d’utiliser une messagerie électronique, nombreux sont ceux qui rencontrent encore des difficultés avec les subtilités de l’e-mail.
Chacun sait qu’un message intégralement rédigé en lettres majuscules est considéré comme un « hurlement cybernétique », mais d’autres règles de politesse sont applicables si l’on veut respecter la nétiquette.
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Soyez élégant
Évitez d’avoir recours à l’e-mail pour exprimer un refus, pour discuter, pour communiquer des critiques, ou encore, pour faire part d’une mauvaise nouvelle. Appelez plutôt l’intéressé et exprimez-lui personnellement votre message.
Soyez économe
Moins vous envoyez d’e-mails, plus vous avez de chances que vos messages soient lus. N’abusez pas du champ « Cc », n’y ajoutez que les destinataires qui doivent absolument prendre connaissance du contenu.
Nétiquette : mettez-vous à la place des autres et soyez clair
N’allez pas imaginer que vos destinataires feront l’effort de déchiffrer votre pensée, en parcourant, par exemple, le fil de messages dans son intégralité. Vos destinataires ne chercheront pas davantage à tirer l’essence d’un message trop prolixe.
Utilisez un seul et même compte pour toutes vos communications professionnelles
Veillez à ce que tous vos e-mails professionnels soient envoyés et reçus via votre compte professionnel. D’autre part, en utilisant toujours la même adresse, il sera plus facile pour vos correspondants de retrouver tous vos messages. Vous éviterez également que vos messages professionnels ne soient mélangés à des messages d’ordre privé, ce qui pourrait entraîner la perte de communications importantes.
Soyez également attentifs à l’adresse e-mail utilisée lorsque vous recherchez un emploi
Il va de soi que vous n’utiliserez pas votre adresse e-mail professionnelle actuelle pour envoyer votre candidature à des employeurs potentiels. Évitez également les dénominations d’e-mail trop familières du genre « partyanimal@ » pour envoyer votre candidature. Votre sens de l’humour risque de ne pas être apprécié par tout le monde.
Réagissez en temps opportun
Essayez de répondre à tous les messages entrants dans les 24 heures, et ne dites que vous répondrez plus longuement plus tard que si vous avez réellement l’intention de le faire. Lorsque vous êtes en réunion ou en déplacement, utilisez une notification d’absence afin que vos correspondants sachent quand ils peuvent escompter recevoir de vos nouvelles.
Soyez extrêmement explicite
Précisez dans la ligne de sujet (compléter ce champ est indispensable !) ce que vous souhaitez : votre correspondant doit-il vérifier ou approuver quelque chose, votre message est-il uniquement informatif ? Allez droit au but et communiquez sous la forme d’énumération, ce qui permettra une lecture plus rapide que dans un texte continu.
Ne soyez pas trop fantaisiste
Éviter l’utilisation de couleurs vives, de polices de caractères inhabituelles et de signatures trop longues, des détails qui risquent de déranger ou d’agacer certains de vos correspondants. Ajoutez par contre, lorsque c’est utile, vos liens personnels et professionnels vers vos pages de réseaux sociaux et vos sites professionnels.
Soyez attentifs au volume
Une pièce jointe trop volumineuse risque de ne jamais parvenir à votre destinataire. Et si elle lui parvient, elle risque de saturer sa boîte de messagerie. Pensez éventuellement à archiver (zipper) le fichier ou ayez recours à un service d’envoi tel que YouSendIt, qui vous permettra de transférer des fichiers volumineux via Internet (pensez toutefois à vérifier préalablement la politique IT de votre entreprise à ce sujet).
Ne criez pas au feu trop vite !
Votre message est-il réellement urgent ou êtes-vous d’un naturel impatient ? Résistez à la tentation de doter votre message d’un proéminent point d’exclamation rouge si le contenu n’est pas réellement urgent. Si vous marquez tous vos messages comme « importants », vous courez le risque que vos destinataires n’y prêtent finalement plus attention.
Réfléchissez avant de répondre
Lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs destinataires, demandez-vous s’il est réellement utile de transmettre votre message à tout le monde. Vérifiez impérativement votre réponse avant de l’envoyer. Utiliser la fonction « répondre à tous » peut dans certains cas nuire à votre entreprise ou organisation.
Effectuez un dernier contrôle avant d’envoyer
Vérifiez toujours la liste de distribution avant de cliquer sur le bouton « envoyer ». Nombreux sont ceux qui ont connu la mésaventure d’un envoi malencontreux à la mauvaise personne, avec les conséquences désastreuses qui peuvent en résulter. Étant donné que l’e-mail est la principale forme de communication professionnelle, il est important que chaque aspect soit vérifié lorsque vous communiquez avec des clients ou des collègues. Évitez les fautes et relisez toujours votre message avant de l’envoyer.
