Een medewerker die vertrekt, heeft daar altijd een reden voor. Om erachter te komen waarom een werknemer uw bedrijf verlaat, nodigt u hem of haar best uit voor een exitgesprek. Uit dat laatste formele gesprek tussen werkgever en werknemer komt vaak waardevolle informatie naar boven over de werking van uw bedrijf en dan vooral ... hoe die nóg beter kan. Door het organiseren van dergelijke gestructureerde exitgesprekken, kunt u achterhalen waarom een werknemer het bedrijf precies verlaat en door rekening te houden met dergelijke informatie, bent u beter in staat te voorkomen dat andere werknemers om dezelfde redenen hun ontslag geven. Dit komt dus ook uw personeelsretentie ten goede!
Exitgesprek voeren: een kwestie van wederzijds respect
Het is in het belang van beide partijen dat het exitgesprek verloopt in een sfeer van wederzijds respect. De redenen voor vertrek van een werknemer zijn vaak tegelijkertijd de pijnpunten binnen de bedrijfsstructuur. Soms speelt de rechtstreekse leidinggevende er zelfs een doorslaggevende rol in. Daarom is het aangeraden om het exitgesprek altijd of mede door een personeelsverantwoordelijke te laten voeren. Per slot van rekening gaat het vooral om feedback krijgen over het personeelsbeleid van uw bedrijf, en de hr-manager is de aangewezen persoon om die feedback te ontvangen, te verwerken en terug te koppelen naar het management.
Leren van elkaar in een exitgesprek
Het voornaamste doel van een exitgesprek is informatie verzamelen over de redenen voor het vertrek van de werknemer. De juiste vragen stellen is hierbij essentieel. Stel niet alleen open vragen, maar vraag ook door naar specifieke intenties en wensen van de werknemer, en of die al dan niet ingewilligd zijn. Een mooie open vraag is bijvoorbeeld: “Hoe heb je je dienstperiode hier ervaren?” Alleen zal het antwoord daarop zelden tot een volledig beeld van de vertrekredenen van de werknemer leiden. Vraag dus door naar specifieke elementen, zoals:
- relatie en samenwerking met collega’s,
- stijl van leidinggeven binnen het bedrijf,
- organisatiestructuur,
- behoefte aan extra doorgroeimogelijkheden en aanvullende opleiding,
- salaris en extralegale voordelen.
Door naar deze externe factoren te vragen, komt u er snel achter of de werknemer vertrekt omwille van redenen die aan de bedrijfsorganisatie te wijten zijn. Was hij of zij niet tevreden met het loon of andere beloning van prestaties, zoals commissies of bonussen? Werd er niet voldoende ingespeeld op de behoefte aan opleiding en ontwikkeling? Of is de managementstijl die binnen het bedrijf gehanteerd wordt aan herziening toe?
Het exitgesprek inkleden
Zoals zo vaak is ook een exitgesprek gebaat bij een grondige voorbereiding. Verdiep u op voorhand in de loopbaan van de werknemer, zodat u een beeld krijgt van zijn of haar opgedane ervaring, expertise en netwerk. Dat alles vertrekt mee met de werknemer, dus u hebt er enkel baat bij om het in kaart te brengen. Bovendien levert die voorbereiding gespreksstof op en krijgt de werknemer zo het gevoel dat er écht naar zijn of haar input geluisterd wordt. Breng de werknemer op voorhand op de hoogte van het exitgesprek, en omschrijf daarbij duidelijk wat het doel is, hoe lang het zal duren en welke onderwerpen er aan bod zullen komen. Let op: een werknemer is niet verplicht om deel te nemen aan een exitgesprek en hoeft ook niet op alle vragen te antwoorden. Zorg er dus voor dat alles in een sfeer van vrijblijvendheid en vertrouwen plaatsvindt. Zo levert het exitgesprek een meerwaarde op voor alle partijen, en kunnen werkgever en werknemer op een professionele manier de samenwerking afsluiten. Want een tevreden ex-werknemer is een wandelend uithangbord voor uw bedrijf!
