Heel wat bedrijven zijn zich ervan bewust dat een effectieve onboarding essentieel is om nieuwe medewerkers vertrouwd te maken met zowel hun takenpakket als de bedrijfscultuur, en ze tegelijkertijd de nodige middelen aan te reiken om succesvol te zijn.

Hoe kunt u er als organisatie voor zorgen dat nieuwe medewerkers van thuis een vliegende start nemen in een tijd waarin social distancing niet alleen aanbevolen, maar vaak ook verplicht is? Onze tips staan alvast garant voor een geslaagde virtuele introductie.

Investeer in de juiste technologie

Als bedrijf geeft u uw nieuwe medewerkers op afstand wellicht een laptop, een telefoon en andere kantooruitrusting. Doe dat zeker vóór hun eerste werkdag.

Het is cruciaal om gebruik te maken van technologieën als e-mail, webcasts en interne platformen die een vlotte toegang tot bedrijfsinformatie mogelijk maken. Het meest voorkomende probleem bij onboarding is een foutieve configuratie van technologische hulpmiddelen (telefoon, computer, beveiliging enz.). Op de tweede plaats prijkt een gebrek aan materiaal. Door uw nieuwe medewerkers van meet af aan de juiste tools en technologische middelen aan te reiken, geeft u aan dat ze prioritair zijn voor uw bedrijf.

Hoewel nieuwe medewerkers uitgebreid in contact staan met de persoon die het onboardingproces uitvoert, kan het voor bedrijven moeilijk zijn om andere teamleden weg te trekken van hun dagelijkse taken om kennis te maken met de nieuwe werknemer. Bij een introductie op afstand is dat zelfs nog een grotere uitdaging. Voor medewerkers op afstand is het immers nog moeilijker om zonder persoonlijk contact een betekenisvolle relatie met hun collega's en manager uit te bouwen. Videoconferentiesoftware, zoals Skype for Business of Zoom, kan dan soelaas brengen – op voorwaarde dat die tools efficiënt worden ingezet.

Creëer realistische verwachtingen

Heel wat werknemers die voorstander zijn van telewerk kunnen erg zelfstandig werken en schrikken er niet voor terug om de handen uit de mouwen te steken. Sommigen hebben echter de neiging om voortdurend te willen tonen dat ze zich heel hard inzetten. Dat kan soms leiden tot burn-out of frustratie, omdat hun pogingen om gezien te worden onopgemerkt blijven.

Als manager kunt u dergelijke problemen voorkomen door samen met uw medewerker een haalbare planning op te stellen en al van bij de aanwerving routines te ontwikkelen voor nieuwe medewerkers. Wanneer telewerkers weten wat er van hen verwacht wordt, zijn ze meer geneigd om af en toe de batterijen weer op te laden en zich op een zinvolle manier in te zetten.

Zorg voor een ondersteunende teamcultuur

Het is een goed idee om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met de beleidsmakers binnen de afdeling collega's met wie ze mogelijk zullen samenwerken. Een prima manier om nieuwe werknemers van thuis te betrekken, is ze uitnodigen voor een virtuele teamvergadering. Zo geef je ze meteen waardevolle informatie over hoe de teamleden met elkaar omgaan, hoe een typische werkdag eruitziet en hoe de organisatie werkt. Door nieuwe medewerkers te koppelen aan een mentor die ze via Zoom of FaceTime kunnen contacteren, geeft u als organisatie bovendien aan dat u begaan bent met hun persoonlijke ontwikkeling. Zo kunnen beide partijen elkaar beter leren kennen en een goede samenwerking uitbouwen.

Stel een ontwikkelingsplan op

Als manager is het van belang dat u van bij het begin een sterke band opbouwt met nieuwe teamleden en hen wegwijs maakt in de manier waarop het team en het bedrijf georganiseerd zijn. Neem daarom geregeld contact met hen op en houd in de gaten hoe het met hen gaat.

Houd er rekening mee dat ze misschien zaken verzwijgen, omdat ze niet als incompetent willen worden gezien. Stel uw nieuwe medewerkers enkele open vragen om zeker te zijn dat alle partijen elkaar goed begrijpen. Plan een wekelijkse meeting in waarin u hun vragen beantwoordt, dieper ingaat op de functieverwachtingen, de bedrijfs- en teamcultuur bespreekt en de prioriteiten en doelstellingen toelicht.

Telewerken kan een uitdaging zijn voor wie gewend is aan een traditionele werkplek. Managers moeten er dus voor zorgen dat nieuwe medewerkers op afstand vanaf hun eerste werkdag een vliegende start kunnen nemen. In onzekere tijden is het meer dan ooit belangrijk om veel te communiceren en bereikbaar te zijn voor vragen en feedback. Medewerkers op afstand die zich verbonden voelen met hun team en organisatie zijn immers extra gemotiveerd om een concrete, positieve bijdrage te leveren.

Leer van de gespecialiseerde recruiters van Robert Half, zodat u een getalenteerd team van medewerkers kunt opbouwen of uw carrière vooruit kunt helpen. Robert Half is actief op meer dan 300 locaties wereldwijd, met rekruteringsbureaus in België en Luxemburg, waaronder ons rekruteringsbureau in Brussel, en staat klaar om u te helpen waar en wanneer u dat nodig heeft.