Dicas para aumentar a produtividade nas tarefas diárias

A meta é essencial para o bom desempenho das funções e produtividade no trabalho e, quando executada da maneira certa, garante bons resultados durante o expediente e um equilíbrio sadio com a vida pessoal.

Com um mercado cada vez mais competitivo, a administração do tempo no trabalho se tornou um diferencial para o colaborador. Além de produzir adequadamente durante o horário de expediente, o funcionário que sabe gerenciar suas tarefas dentro do limite de tempo com o devido retorno evita o pagamento de horas extra ou folgas oriundas de banco de horas, mais uma vantagem para as empresas.

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Cuidado com os ladrões de tempo

No entanto, a administração do tempo no trabalho não é tão simples assim. Alguns hábitos externos impedem sua boa execução, como, por exemplo, estar muito conectado com as redes sociais e aplicativos ladrões de tempo.

Características pessoais e o perfil do profissional também podem prejudicar o planejamento do tempo gasto nas responsabilidades, como o perfeccionismo, a desorganização e a incapacidade de delegar.

Boas práticas para o aumento da produtividade no trabalho podem ajudar a ter o foco necessário para que cada atividade seja executada no timing ideal, sem ultrapassar o tempo esperado.

Uso da tecnologia no trabalho

Smartphones, e-mails, redes sociais, ligações, notícias, reuniões via programas de voz e vídeo.... Os instrumentos que facilitaram a vida profissional e pessoal também são um convite para dificultá-la quando não são usadas com parcimônia. É melhor deixar o celular no modo silencioso, conferir as notícias na rádio a caminho do trabalho e interagir nas redes sociais na hora do almoço para poder se concentrar nas ferramentas que realmente ajudam o trabalho a render.

Manter o foco na execução de tarefas distintas

O chamado perfil multitarefa é muito demandado no mercado, principalmente em períodos em que as empresas precisam fazer mais com menos.. Porém, é preciso ter cuidado para não se perder na execução das tarefas. Você até pode ser responsável por várias atividades diferentes, mas se tentar executá-las 100% ao mesmo tempo pode acabar se enrolando. Por tanto, estabeleça prioridades e focando nas mais urgentes ou nas mais estratégicas.

Como lidar com o perfeccionismo

Exigir a total perfeição das tarefas demanda tempo e acaba com a produtividade do trabalho, com o prazo da entrega e com o humor do funcionário.

É claro que entregar uma tarefa inacabada ou mal feita está fora de cogitação, mas agarrar-se a detalhes que não são importantes é um gasto de tempo desnecessário que pode frustrar o colaborador. A melhor atitude a se tomar é concentrar-se na atividade até que ela esteja finalizada e possa seguir o seu curso com o próximo responsável.

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Organize suas tarefas

Organização é um método infalível para administrar o tempo. Isso pode ser feito de diversas formas, como, por exemplo, mantendo uma agenda, virtual ou real, com as tarefas a serem realizadas no dia, por ordem de prioridade e considerando o tempo necessário para executá-las de maneira correta. Aplicativos de gerenciamento de tempo e atividades também podem ser úteis para se organizar.

É preciso incluir também as reponsabilidades pessoais e alguns minutos de descanso, além do horário completo de almoço. Ainda, manter todos os itens necessários para o trabalho em locais de fácil localização, seja na mesa ou no computador, diminui o tempo necessário para encontrá-los, e ele pode ser aproveitado em outra ocasião. 

Não tenha medo de solicitar ajuda quando necessário

Fazer tudo sem a ajuda da equipe não demonstra eficiência. Pelo contrário: a atitude é negativa no ambiente corporativo e comprova que o funcionário é controlador ou não tem habilidade para delegar tarefas.

É preciso reconhecer que existem colegas mais capacitados para executar determinadas atividades ou que têm mais disponibilidade para assumir uma função no momento. Além disso, quando não houver como incumbir-se de mais alguma coisa, será necessário dizer “não”, sem estragar a relação com o colega que solicitou o serviço extra. 

Desvantagens de se tornar um workaholic

​Estar disponível para o trabalho, embora não seja um requisito para conquistar um emprego, é muito bem visto pelas empresas. A eliminação da fronteira entre o tempo de trabalho e o tempo livre, no entanto, implica em queda na qualidade de vida do trabalhador e pode prejudicar a carreira.

CHEGOU A HORA DE SER FELIZ NO TRABALHO

A dedicação ao trabalho além do limite estabelecido por lei faz com que 70% dos empregados não consigam preservar compromissos regulares relacionadas à educação e atividades físicas. O comprometimento profissional gera, ainda, cansaço e estresse, e afeta a vida familiar e amorosa dos colaboradores.

Trabalhar demais também pode desencadear um vício, tornando as pessoas workaholics (literalmente, viciadas em trabalho), o que aumenta as chances de doenças, principalmente o risco cardíaco.

Saiba lidar com o excesso de trabalho

O excesso de trabalho também pode ter o efeito contrário do esperado na vida profissional. A longo prazo, a pessoa que sempre excede o horário acaba sendo vista como improdutiva, desorganizada e irresponsável. Ela pode acabar trazendo, ainda, problemas para a equipe, atrasar os prazos e representar custos financeiros para a empresa com o pagamento do período extra ou folgas.

Vez ou outra, passar mais tempo no emprego é preciso. Se a necessidade acontecer com frequência, é válido verificar se o tempo dedicado à execução, à resolução de assuntos pessoais ou a pausas para descanso está sendo administrado com cuidado. Uma vez que esse não for mais o problema, é hora de conversar com o gestor para notificar a necessidade de auxílio, sem que a iniciativa demonstre incapacidade no cargo.

Assista à explicação sobre o tema

Assista abaixo à explicação de Vitor Silva, gerente de recrutamento da Robert Half no Brasil, sobre o tema.