O atual cenário corporativo desenhado pela COVID-19 despertou a atenção de gestores do mundo todo para um dos elementos mais importantes no planejamento estratégico de uma empresa: a importância da comunicação em tempos de crise.
Os objetivos de um plano de comunicação no trabalho devem estar alinhados com a cultura organizacional e ter a transparência como principal alicerce, ajudando o negócio a agir estrategicamente diante dos problemas e situações inusitadas.
A forma na qual a empresa trata os seus colaboradores e a intensidade do diálogo estabelecido em momentos de turbulência se reflete na imagem exterior, impactando a percepção que clientes e parceiros comerciais têm sobre o negócio, podendo afetar talentos e consumidores em potencial.
Aproveite o momento para rever as estratégias de comunicação da sua empresa. Vamos contribuir com esse processo, apresentando sua importância, as melhores práticas, o papel do líder e como promover o engajamento em épocas difíceis.
Além disso, você vai entender como a comunicação pode minimizar os efeitos da crise e como ela se relaciona com a gestão de conflitos. Boa leitura!
Neste artigo, falaremos sobre:
A importância da comunicação na crise
A comunicação em tempos de crise é um dos elementos mais importantes para evitar problemas no local de trabalho ou no gerenciamento de uma equipe remota. Ela se torna um recurso vital tanto para estabelecer o diálogo com a equipe interna, como com os clientes e também com a mídia.
Por isso, o ideal é que as empresas tenham um plano de comunicação para o gerenciamento de crises. Como muitas delas não têm hora marcada para chegar, é uma forma de se resguardar e garantir que informações precisas sejam fornecidas durante o período conturbado.
Um bom planejamento de comunicação para as crises deve ser pautado no compartilhamento de informações oportunas, úteis, realistas e objetivas, minimizando os problemas que podem ser causados por um diálogo falho ou inexistente.
Com a redução das informações erradas e a garantia de um fluxo de comunicação eficaz, a tendência é que a marca do negócio seja preservada e seus colaboradores consigam se manter produtivos e engajados, mesmo enfrentando períodos turbulentos.
Especificamente no caso de crises como a causada pela COVID-19 — situação que fez muitas empresas mudarem seu modelo de jornada de trabalho de uma hora para outra — uma comunicação eficiente, somada a outras ações, contribui para que os colaboradores fiquem mais tranquilos em relação ao futuro da organização e possam continuar prestando seus serviços com qualidade.
As melhores práticas para manter a comunicação com a equipe em tempos de trabalho remoto
Liderar uma equipe, por si só, já é um desafio. Essa missão pode se tornar um pouco mais complicada quando esse time trabalha de maneira remota.
Quando dividem o mesmo ambiente, líderes estão disponíveis para seus liderados e a integração pode acontecer quase que naturalmente, como na hora do café, no relógio ponto ou no refeitório.
Em tempos de trabalho remoto, a distância dificulta esse contato, exigindo novas ferramentas, estratégias e posturas. Especialmente se a empresa estiver enfrentando uma situação complicada. Pensando nisso, separamos as melhores práticas para a comunicação em tempos de crise. Acompanhe.
Comunicação não-violenta
Expressões faciais e linguagem corporal desempenham um papel essencial na sua comunicação. No gerenciamento de equipes remotas, a falta desse contato desperta a atenção para a importância de saber que as palavras digitadas podem ter mais peso do que aquilo que é dito em reuniões presenciais.
É necessário encontrar o equilíbrio entre a clareza, a realidade e o calor humano — ainda que por mensagens escritas. Nesse sentido, destacamos a importância de uma comunicação não violenta.
A comunicação não-violenta pode ser empregada para enriquecer as relações corporativas e interações no local de trabalho, sendo sustentada por 4 pilares:
- consciência — um conjunto de princípios e perspectivas que sustentam a compaixão, colaboração, coragem e autenticidade nas interações entre líderes e liderados;
- linguagem — as palavras têm o poder de estabelecer a conexão entre os times ou promover a distância entre os membros, ajudando ou prejudicando o trabalho, comprometendo ou impulsionando os resultados;
- comunicação — saber como fazer as solicitações necessárias para o bom andamento dos trabalhos, sem ameaçar ou coagir os colaboradores, como ouvir críticas e descontentamentos sem levar para o lado pessoal;
- influência — a comunicação não-violenta cuida para que a influência exercida sobre os times não seja pautada no poder e na rigidez, mas que assuma um caráter mais humano, em que todas as partes se sintam igualmente valorizadas, respeitadas e seguras.
Uso de ferramentas tecnológicas
A comunicação transparente, o diálogo eficiente e a troca de mensagens que realmente agregam ao trabalho das equipes e contribuem para que a máquina empresarial continue girando. Ou seja, o conteúdo dos comunicados é fundamental para que a equipe continue se mantendo integrada mesmo durante um período de crise.
Mesmo assim, a empresa precisa investir nas ferramentas certas para manter o contato. É verdade que as plataformas de comunicação não podem substituir o trabalho dos gestores para promover uma cultura de diálogo, mas é fundamental que eles andem de mãos dadas.
Além do e-mail e dos aplicativos de troca de mensagens, há diversas opções em ferramentas para a comunicação entre profissionais, muito utilizadas no gerenciamento de equipes remotas. Entre as mais populares, podemos citar:
- google hangouts meet;
- skype;
- slack;
- zoom
- Teams
Ao procurar a ferramenta perfeita para você e sua equipe, pense nas necessidades do grupo. Há opções que permitem o compartilhamento de arquivos, abertura de videoconferências com centenas de pessoas, a gravação da reunião e o armazenamento de dados compartilhados durante o encontro virtual.
Além disso, procure fazer testes antes de bater o martelo para a escolha. Se os colaboradores apresentarem dificuldades, não hesite em fazer a troca para um recurso mais adequado.
Feedback constante
Em um momento de tensão, é importante que o diálogo seja a constante. Os colaboradores precisam ser atualizados sobre os objetivos da empresa. O novo cenário vem acompanhado de um reajuste em metas e objetivos, que devem estar muito claros para as equipes.
Mais do que comunicar mudanças, o time precisa saber como o papel deles se encaixa no quadro geral. Essa preocupação é o que vai definir o envolvimento dos colaboradores durante o período de crise.
Quando a empresa mantém os colaboradores informados, eles passam a sentir que seu trabalho é fundamental para que a organização consiga enfrentar a recessão com sucesso. Por isso, o feedback constante é fundamental.
Reuniões regulares
Agendar chamadas regulares com sua equipe, como a primeira coisa a fazer no dia de trabalho, permite que você sincronize as prioridades do dia e resolva os itens que precisam de atenção urgente.
Esse contato cria uma segurança que, em tempos de crise, é fundamental para manter o foco dos colaboradores. Além disso, com um calendário diário preestabelecido, os colaboradores podem se preparar para as reuniões.
Dessa forma, eles podem preparar dúvidas, sugestões e o próprio ambiente de trabalho, para se conectar com seus gestores sem interrupções. Essas reuniões também são um bom momento para fortalecer as conexões entre os colegas de trabalho, o que é essencial para a formação de uma equipe integrada.
Comunicação em tempo real
Em tempos de crise, a comunicação instantânea é ainda mais necessária, já que o cenário pode mudar rapidamente e os colaboradores sabem disso.
Estar atento às atualizações que afetam diretamente o segmento de atuação, o desempenho da equipe e os negócios em geral é imprescindível para transmitir a segurança necessárias aos colaboradores.
Além disso, é preciso estar disponível e avisar o pessoal que líderes e gestores estão iniciando e encerrando o expediente. Dessa forma, eles vão se sentir a vontade para tirar qualquer dúvida e continuar mantendo a qualidade do seu trabalho.
Empatia
Mesmo que você aposte em canais de comunicação eficiente, se expresse em um tom doce e esteja sendo franco com os colaboradores, é importante não esquecer de um ingrediente fundamental para o diálogo corporativo em tempos de crise: a empatia.
Em síntese, a empatia é a capacidade de se colocar no lugar de outro e compreender seus sentimentos e comportamentos.
Coloque-se no lugar dos membros da sua equipe. Vamos tomar a crise causada pelo coronavírus como exemplo. Neste momento, são diversas informações absorvidas e processadas, como:
- a mudança da jornada de trabalho tradicional para o home office;
- as incertezas do futuro, relacionadas ao mercado como um todo;
- o medo da contaminação e as restrições sociais causadas pela quarentena;
- a divisão do espaço de coworking com os próprios familiares;
- o fato de lidar com novas tecnologias, como as ferramentas escolhidas para a comunicação.
Todos esses pontos exigem do gestor uma postura empática, que sirva como apoio para os colaboradores e ajude a educá-los a nova forma de trabalho. Se por um lado é preciso ensinar as pessoas a se comportar de acordo com o novo regime de trabalho, o outro pede que a relação seja mais próxima.
Levar as equipes informações sobre a situação da pandemia ao redor do mundo, perguntar como os profissionais e suas famílias estão e incentivar hábitos saudáveis são formas de exercitar a empatia durante os momentos de tensão.
Essas práticas podem fazer parte do dia a dia da empresa e não necessariamente uma exclusividade da crise. A postura empática só tem a agregar as práticas de gestão de pessoas.
O papel das lideranças no engajamento dos colaboradores
A maneira como um líder se comporta durante uma crise é crucial para manter o engajamento e a produtividade dos colaboradores.
Muitas vezes, o fato das crises serem imprevisíveis não dão tempo dos líderes se preparem para essa importante missão. No entanto, um dos objetivos da liderança é manter o trabalho das equipes organizado e produtivo, o que pode continuar sendo feito durante um período conturbado.
Mesmo assim, as incertezas do período pode abalar o desempenho dos colaboradores. Não saber a duração da crise, os planos da empresa e o que esperar do futuro gera um clima de ansiedade, apreensão e tensão. Neste momento, os colaboradores procuram a figura do líder para colher as informações necessárias para trabalhar com o mínimo de tranquilidade. O líder, então, deve projetar segurança e confiança.
Mas a confiança não é a única coisa que os líderes precisam exibir. A honestidade também é fundamental. Ao fornecer uma comunicação aberta e honesta, a tendência é que o líder consiga manter os colaboradores engajados. Veja como isso é possível.
Busque a atenção dos colaboradores
Líderes que estão gerenciando equipes remotas devem se certificar de que os colaboradores estão atentos às suas orientações.
Mesmo seguindo as orientações sobre as melhores práticas em comunicação, ainda sim o home office para profissionais que não estão habituados pode ser um desafio em relação à concentração, organização das demandas e cumprimento de metas.
É preciso achar o ponto de equilíbrio entre a quantidade de e-mails enviados, as mensagens instantâneas e as reuniões por videoconferência.
O conteúdo abordado também é de extrema importância. Por exemplo, antes de enviar um e-mail para os profissionais, pense nas necessidades dele e da empresa. Tente pontuar se realmente vai contribuir com o trabalho da equipe e os objetivos da organização, ou se a cobrança é apropriada para o momento.
Seja um porto seguro para os colaboradores
Se em uma rotina normal os colaboradores devem saber que podem contar com os líderes para desabafar suas angústias ou dar sugestões sobre o trabalho, o mesmo deve valer para os períodos de crise.
O excesso de informação pode resultar em desânimo, perda na produtividade e no engajamento. Por isso, deixe que se sintam à vontade para pontuar se os líderes estão perdendo a mão na quantidade de mensagens enviadas.
Seja atencioso
Os próprios colaboradores da empresa estão aptos para revelar o que os mantém engajados durante uma crise.
Tente ouvir com atenção seus pedidos e, principalmente, suas dúvidas. Repare se há perguntas recorrentes e antecipe as respostas. Por exemplo, no caso da crise causada pelo coronavírus, uma pergunta constante diz respeito ao término do home office a volta a jornada tradicional.
Escolher um dia da semana para atualizar os times a respeito das decisões da empresa pode contribuir de maneira positiva com a atmosfera do trabalho, ainda que a distância.
Quando o colaborador se dá conta de que toda semana ele tem notícias atualizadas a respeito do seu futuro, ele também nota que a empresa está atenta a suas preocupações. Com isso, a tendência é que o trabalho flua melhor.
Use a comunicação para amenizar os efeitos da crise
Durante uma crise, a desinformação é sinônimo de confusão, queda na produtividade e no engajamento. Não tem jeito, seus colaboradores e outras partes interessadas esperam que você forneça segurança em relação à continuidade dos seus serviços.
É importante que a empresa se comunique e seja verdadeira. Informações consistentes e precisas funcionam como uma garantia de que os profissionais vão continuar fazendo um bom serviço. Além disso, o que acontece dentro da empresa se reflete no ambiente externo. Ou seja, a eficiência na comunicação em tempos de crise preserva a imagem do negócio.
Veja como a comunicação pode amenizar os efeitos da crise e contribuir com a gestão de pessoas, seja no trabalho remoto, seja em regime presencial.
Valorize e inspire colaboradores
Seja qual for a situação, a empresa não pode esquecer que os profissionais precisam se sentir inspirados e valorizados no trabalho.
Considere agendar conversas individuais com as equipes, onde o assunto seja o desempenho de cada um e as possibilidades de crescer junto ao negócio quando no momento pós-crise.
Crie o diálogo
Toda vez que você conversa individualmente com um profissional, é aberta a oportunidade de aumentar esse envolvimento por meio do diálogo. Para isso, o mais indicado é fazer perguntas abertas, que os incentivam a compartilhar ideias, tirar dúvidas e expressar opiniões.
Ao ouvir o que eles têm a dizer, a empresa demonstra que tem interesse e respeito por suas contribuições e preocupações com o futuro, se aproximando do colaborador em momentos difíceis.
Reconheça e motive os colaboradores
Mesmo nos momentos de crise, o capital humano continua sendo o principal recurso para que os negócios avancem.
Pensando nisso, é importante ter a consciência de que nem toda valorização deve acontecer em momentos formais, como na hora do feedback. A motivação e o reconhecimento em caráter informal são indispensáveis.
Nesse sentido, dizer um simples obrigado por comportamentos e posturas que você deseja que permaneçam é fundamental para dar um gás extra ao dia a dia dos profissionais.
Evite ignorar a realidade
Durante uma crise, a empresa vivencia momentos de tensão e incertezas como um todo, que não devem ser totalmente omitidos.
Ter conversas difíceis faz parte do trabalho dos gestores. A comunicação transparente é um dos elementos que contribui para o bom gerenciamento de pessoas durante uma crise, não se esqueça disso. Especialmente se a empresa foi muito afetada, e a saúde foi trabalhar com uma equipe reduzida.
O medo de ser o próximo colaborador cortado dos times pode afetar o desempenho. Portanto, não negue a realidade.
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