Entrevista de desligamento: entenda a importância e as melhores práticas

 

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No momento do desligamento de um colaborador, seja por motivo de demissão voluntária, seja por outro motivo, é muito comum que os envolvidos queiram findar as atividades da forma mais rápida possível. Nessa pressa, a entrevista de desligamento acaba sendo ignorada.

Esse é um verdadeiro equívoco, que gera grandes prejuízos para a organização, pois trata-se de um desperdício de informações valiosas para a empresa, visto que essa conversa pode mudar a maneira como a própria companhia avalia o seu funcionamento.

Neste post você vai aprender qual é a importância e as melhores práticas para uma entrevista de desligamento. Acompanhe!​

Qual é a importância da entrevista de desligamento para a organização?

A entrevista de desligamento representa um grande potencial para gerar dados relevantes sobre a cultura empresarial e também de melhoria de processos da organização. Ela deve ser adotada tanto para casos de demissão quanto para pedidos de demissão.

Quando conduzida de forma correta, a entrevista de desligamento ainda ajuda a estabelecer uma cultura voltada para o diálogo, que pode contribuir para baixar a taxa de turnover, já que os colaboradores passarão a perceber que a empresa valoriza a opinião das pessoas que fazem parte dela.

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Por que realizar uma entrevista de desligamento humanizada?

Além dos aspectos estratégicos que favorecem a organização é importante que no momento da entrevista o aspecto emocional seja levado em conta. Isso porque o profissional pode estar abalado e ocasionar situações indesejadas e inesperadas, portanto, a empatia é fundamental.

Assim, além de ter empatia e cuidado ao longo da entrevista, também é necessário que o profissional de RH tenha mais respeito com o entrevistado ao lidar com as emoções que possam aparecer.

Sendo assim, o ideal é que esse processo de entrevista aconteça no dia que antecede seu último dia oficial na empresa, para que o entrevistador tenha tempo de se preparar e o então ex-colaborador consiga assimilar a situação de encerramento do vínculo empregatício.

Quais são as melhores práticas para fazer a entrevista de desligamento?

Para fazer a entrevista de desligamento é necessário realizar um planejamento das ações. Além das perguntas certas, ou seja, aquelas que de fato contribuirão para o desenvolvimento e aprimoramento da empresa, é preciso ficar atento aos itens abaixo.

Escolha o momento ideal para a entrevista

É comum a notícia de desligamento abalar o emocional das pessoas, e manifestações como choro, nervosismo e dificuldade de lidar com a situação podem ocorrer. Portanto, esse não é o melhor momento para a entrevista de desligamento.

Espere um tempo para que a pessoa fique mais calma e estável, marcando o encontro para o momento em que ela, por exemplo, tiver que levar a documentação na empresa para dar baixa no seu contrato de trabalho.

Planeje a entrevista de desligamento

Para tirar o máximo proveito desse momento, faça um planejamento de como será a abordagem e tenha um roteiro de perguntas. É interessante abordar as seguintes questões:

• razão do desligamento, em caso de demissão voluntária;
• clima organizacional;
• imagem da empresa;
• dificuldade de ascensão na carreira;
• opinião sobre o ambiente físico da corporação;
• relacionamento com gestores e colegas;
• clima interno;
• opinião sobre o desempenho dos outros setores;
• comunicação interna;
• questões que podem ser aprimoradas na empresa.

É importante que o profissional de RH responsável pela entrevista de desligamento pense bem nas perguntas que serão feitas, pois essa etapa é muito importante já que nesse momento o feedback do colaborador que está saindo é feito.

A abordagem de cada caso deve ser única já que cada colaborador é diferente um do outro, assim como sua percepção da empresa. Além disso, o entrevistador deve escolher perguntas com um objetivo específico que deseja atingir e no caso de colaboradores que solicitaram o desligamento tentar entender os motivos que o levou a tomar essa decisão.

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Ofereça uma boa escuta para o profissional e saiba filtrar o conteúdo

É comum o colaborador querer desabafar e “falar mal da empresa”. Nesse momento, é essencial filtrar as informações para perceber pontos que realmente merecem atenção e que podem ser aperfeiçoados.

Ofereça o apoio necessário ao ex-colaborador para que você possa ter acesso às informações necessárias. Para conduzir bem essa etapa, uma escuta ativa e um bom planejamento são fundamentais. Dessa forma você pode colher uma série de benefícios para a organização.

Lembre-se também de que se trata de um conteúdo confidencial. As informações devem ser usadas estrategicamente, jamais para serem expostas a quem permanece no negócio ou para terceiros.

Garanta que o profissional consente com a entrevista

O profissional não deve ser submetido a entrevista de desligamento sem ser convidado para ela. Ele precisa concordar em participar, jamais ser pego de surpresa. Para isso, o profissional que será responsável pela entrevista, ao mapear o processo, deve estabelecer prazos de comunicação com o colaborador.

Em síntese, ele deve ser convidado depois de ter todos os trâmites legais acertados, como as datas para regularizar as pendências financeiras provenientes do desligamento.  

Todas as responsabilidades contratuais estão sendo cumpridas para que ele não se sinta coagido a participar da entrevista, ou que suas respostas sejam influenciadas pela frustração.

Desta maneira, a empresa continua mantendo sua imagem como marca empregadora, cultivando uma relação de confiança, reduzindo os traumas e mostrando ser uma organização séria e respeitosa.

O que não deve ser feito na entrevista de desligamento?

Existem algumas boas práticas para que você tenha sucesso na entrevista de desligamento. Veja a seguir o que deve ser evitado.

Realizar a entrevista antes do último dia de trabalho

É preciso deixar o funcionário fechar o ciclo na empresa para realizar a entrevista de desligamento. Entrevistas feitas com antecedência podem desfavorecer o clima organizacional, com comentários feitos pelo ex-colaborador a colegas, por exemplo. Isso pode fomentar a “rádio-peão”, o que desfavorece o ambiente organizacional.

Obrigar o funcionário a realizar a entrevista

A entrevista de desligamento não deve ser imposta. Cabe ao gestor ou à área de RH convidar o funcionário a participar. Caso ele não se sinta à vontade e recuse, você não deve insistir.

Se ele optar por fazer a entrevista de desligamento, saiba que o entrevistador deve ser o mais discreto possível, e deve ser capaz de interpretar tudo o que o colaborador estiver relatando. É preciso apurar as informações de maneira imparcial, ouvir com atenção e apenas fazer perguntas ou comentá-las quando for extremamente necessário.

Manipular as respostas dos candidatos

É preciso ser fidedigno ao que o colaborador relatou. Manipular os dados para encaixá-los no relatório gerencial, por exemplo, não ajudará no desenvolvimento da empresa e também configura falta de ética.

Como aproveitar os resultados da entrevista de desligamento?

Com os dados coletados e mensurados, é possível criar um plano estratégico para melhorar os resultados da empresa. Geralmente esses dados são aproveitados para trabalhar nos itens que seguem abaixo.

Redução do turnover

A partir das respostas apresentadas na entrevista de desligamento, você poderá identificar quais são as falhas de gestão de pessoas que fazem os colaboradores se demitirem ou serem pouco engajados com os objetivos da empresa. Para tanto, é preciso direcionar perguntas referentes ao relacionamento com o gestor, com o time e outros públicos de relacionamento.

Identificação de pontos de melhorias nas práticas de RH

Na entrevista de desligamento é importante incluir assuntos relacionados à gestão de RH com o objetivo de obter um feedback para a área sobre processos e práticas. Para tanto, questões como remuneração, benefícios, treinamentos, plano de carreira e outros pontos devem ser abordados.

Reconhecimento da percepção do colaborador

Identifique qual é a percepção do colaborador quanto ao ambiente organizacional. Isso ajudará a melhorar a comunicação na empresa, o ambiente de trabalho e o relacionamento entre parceiros e equipes.

Exemplos de perguntas:

• Você tinha os recursos físicos adequados para a realização do seu trabalho?
• Qual é a sua opinião em relação à cultura organizacional?
• Como você se sentia em relação à sua atividade?
• Como era o clima na sua equipe de trabalho?

Quais os benefícios de realizar uma entrevista de desligamento?

A proposta do offboarding é transformar o desligamento em um processo seguro e humanizado, trazendo muitos benefícios às empresas.

Ouvir o que um colaborador qualificado tem a dizer sobre a sua organização possibilita aprofundar os motivos que o fizeram deixar a empresa, ou diminuir seu rendimento até que fosse desligado. Dessa forma, você consegue entender melhor quais variáveis realmente influenciam o turnover da sua empresa.

Além disso, irá afetar positivamente nas questões estratégicas da gestão de sua organização no que diz respeito a redução do custo, melhorias para atração de talentos e possíveis correções do ambiente e do clima organizacional.

O principal ponto de atenção quando o assunto é entrevista de desligamento é oferecer um ambiente confortável para que o entrevistado responda às perguntas. É o momento de ouvir mais do que falar. Dessa forma, a empresa consegue desenvolver ferramentas para reverter algumas situações e preservar uma boa reputação no mercado.

O processo de desligamento deve ser encarado como uma etapa natural de toda organização, e a entrevista de desligamento deve ser adotada como uma estratégia para melhorar cada vez mais os processos — o que também contribui para que a empresa melhore suas rotinas e se torne mais competitiva no mercado.

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